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El Sistema Archivístico Institucional y su relación con la teoría del ciclo de vida y las edades del documento de archivo.

2009-02-04T13:46:00.000-08:00

Cualquier “cúmulo de documentos” no conforma un archivo. Es precisamente el carácter de conjunto orgánico, la organización respetando el orden natural en que fueron creados y el hecho de ser el resultado de las funciones de las personas lo que lo distingue de las bibliotecas y los centros de información.

La concepción sistémica del universo consolidada en el siglo XX propició que términos como sistema, organización, totalidad e interacción fueran aplicados en el mundo de la Archivística. Resultado de ello fue la aparición del Sistema Archivístico Institucional (SAI), de relevante utilidad para la gestión documental y la organización de los diferentes archivos existentes en las instituciones.

El SAI está constituido por los diferentes archivos que existen en una organización (archivo de gestión, archivo central administrativo, archivo intermedio y archivo histórico), y es el encargado de verificar y controlar las funciones que realizan.

La definición del actual Sistema Archivístico Institucional está dada por la aplicación de varios preceptos teóricos, pero es sin dudas, la teoría del Ciclo de Vida de los documentos la que le confiere su carácter dinámico y lineal. Dicho ciclo va a estar en correspondencia con las edades o estadios por los que transita el documento desde su nacimiento hasta que es eliminado o conservado por su valor histórico, informativo y cultural.

Según Joaquín Llansó: “La teoría del ciclo vital del documento incorpora la idea de la globalidad al método archivístico en la medida en que se concibe el fondo documental de una institución –el fondo documental- como un todo indivisible que fluye permanentemente desde las oficinas productoras hasta el archivo histórico […], es decir, fluye a través del sistema archivístico institucional pasando por las etapas activa, semiactiva e inactiva o, si se prefiere, corriente, intermedia e histórica”.

El Ciclo de Vida de los documentos de archivos establece que la información documental se asemeja a la fases por las que transita cualquier organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive o desarrolla (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de renacimiento o expurgo). Dicha teoría se complementa con los supuestos planteados por Wyffels en 1972 sobre las edades de los documentos. En primer lugar se encuentra la administrativa, la cual se corresponde con la constante tramitación y circulación de los mismos en las oficinas. La segunda es conocida como semiactiva debido a que su utilización no es frecuente, pero al complementarse con otros documentos va adquiriendo valor informativo. Por último, los documentos se hallan en la etapa histórica, donde son conservados permanentemente y su consulta está dada por su valor cultural para la investigación.

Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente puede afirmarse que existe una concordancia entre ambas teorías y la enunciación del SAI, puesto que mediante los diferentes archivos los documentos son organizados desde el momento en que son generados, luego tramitados y enriquecidos a través de su uso, y hasta finalmente ser eliminados o conservados de forma definitiva.

Los archivos se pueden dividir en cuatro grandes períodos, cada uno de los cuales corresponde a una edad: los archivos de gestión o de oficinas, con documentos de plena vigencia legal, jurídica, administrativa; los archivos centrales, con documentos que van perdiendo el primigenio valor que los creó, los archivos intermedios, puente para determinar la eliminaron o conservación de los documentos; y los archivos históricos, con documentos testimonios de un pasado activo.

Como ya se ha ido mencionando en el primer escalón del SAI se halla el Archivo de Gestión, también conocido como Archivo Corriente o Archivo de Oficina. Es aquel que se genera en las propias oficinas de la administración y donde los documentos permanecen de 0-5 años. Se corresponde con la primera edad de los documentos.

Seguidamente se encuentra el Archivo Central Administrativo o Archivo de Depósito, por ser el lugar donde se reúne toda la documentación proveniente de los archivos de oficina cuando ha culminado la tramitación de los documentos y cuando la consulta es esporádica. Constituye el eje fundamental del SAI porque organiza las series documentales dispersas en las oficinas productoras. Los documentos deben permanecer de 5 a 15-20 años. De esta forma se identifica con el segundo estadio del Ciclo de Vida de los documentos.

Una vez finalizada el tratamiento de documentos en el archivo anterior, estos son transferidos al Archivo Intermedio. Surgieron como consecuencia de la aplicación del enfoque del records management con el objetivo de impedir la acumulación de documentos innecesarios en el Archivo Histórico. La actividad más importante de este tipo de archivo es la valoración del documento para determinar si este debe ser eliminado o conservado permanentemente. Al igual que el Archivo Central se ubica en la fase de mantenimiento y uso del Ciclo de Vida de los documentos, y por ende, en la segunda edad.

Una vez concluido el valor administrativo de los documentos de archivo estos pueden ser eliminados o conservados como testimonio y fuente de información para la historia. Culmina así el Ciclo de Vida de los documentos y concierne al Archivo Histórico representar el último estadio de los documentos. Sin embargo, no por encontrase en la última fase el documento de archivo tiene menos importancia, su condición de documento histórico le confiere un valor mucho mayor que el que poseía en los archivos precedentes. Este archivo más que reunir y organizar el patrimonio documental de la sociedad tiene la misión de ofrecer información a investigadores, científicos y por ende, transmitir educación y cultura a la comunidad.

El creciente cúmulo de información existente en las instituciones requiere del diseño de eficientes y dinámicos SAI, que eliminen la desorganización y la eliminación sin valoración de la documentación producida para cada una de las tareas y actividades que se realizan. Pero solo la correcta comprensión y aprehensión de su fundamento teórico puede conllevar al éxito.

Bibliografía Consultada

Cruz J. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruiperez, 1994. 408p.
Heredia A. Archivística General. Teoría y práctica. Sevilla, 1991. 478p.
Landa M. Gestión de documentos: el caso del Consorcio SMS. [On line] Disponible en: http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/Tesis/Human/Landa_M_L/cap2.htm[Consultado el 30-5-07]
Lodolini E. Archivística. Principios y problemas. Madrid: Editorial La Muralla, 1993.
Mena M. Gestión documental y organización de archivos. La Habana: Editorial Félix Varela, 2005. 96p.
Pérez E. El archivo y el archivero. Sus técnicas y utilidad para el Patrimonio Documental Canario. Islas Canarias: Viceconsejería de Cultura y Deportes, 1997. 336p.
Santos M. Propuesta de diseño de un Sistema Archivístico Institucional para la Universidad de La Habana. La Habana: Facultad de Comunicación, 2003. Tesis para obtener el grado de licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información.

Por Maribel Hidalgo

Arquitectura de Información

2009-01-27T09:41:00.000-08:00

En 1989 Tim Berners-Lee, en el Laboratorio Europeo de Física de Partículas (CERN), desarrollo una especificación para facilitar el acceso a sus bases de datos. Dicha especificación se denominó protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) y permitía acceder a documentos que contenían enlaces con otros documentos y esto simplifico la localización de información. A partir de este protocolo nació la World Wide Web (WWW), elemento que se ha popularizado finalmente a Internet, por la variedad y versatilidad de las páginas, aunque solo se trate de uno de sus servicios.1
El fenómeno de Internet presenta dificultades en la recuperación de información, ya que no se realiza un adecuado proceso de clasificación e indización y en ocasiones también se dificulta la recuperación de la información contenida en una página Web por una inadecuada organización de los contenidos. De esta organización de contenido en los sitios Web se ocupa la Arquitectura de la Información (AI).
Edgard Tufte define la AI como “… el diseño de la presentación de la información para facilitar el entendimiento…” 2. De la misma manera Rosenfeld y Morville definen la AI como la actividad que: “… Clarifica la misión y visión del sitio, equilibrando las necesidades del patrocinador y las necesidades de la audiencia, especifica cómo los usuarios van a encontrar la información al definir su organización, navegación, etiquetado y sistemas de búsqueda, mapea cómo el sitio se va a acomodar al cambio y crecimiento en el tiempo…” 3.
Una vez analizadas estas definiciones de la AI, se puede concluir que la Arquitectura de la Información es la disciplina que dispone y determina los contenidos informáticos y estructurales de un sitio Web, a partir de las necesidades y preferencias de la audiencia, con el objetivo de garantizar la calidad final del producto y la plena satisfacción de los usuarios.

Notas
1- Gómez Reyes, M. Arquitectura de la Información. Ciudad de La Habana: INFO 20002, 2002.
2-Tufte, E. Visual Explanations. New York: Graphics Press, 1992.
3-Rosenfeld L., Morville P. Information Architecture for the World Wide Web. Cambridge: O’Relly, 1999.

Referencias Consultadas

Chinea Martínez, Gretel. Red de Bibliotecas De Artes Visuales: propuesta de Arquitectura de Información. La Habana: Facultad de Comunicación. Trabajo de Diploma, 2006.
García Pérez, Maydelin. Organización de los contenidos de la Biblioteca Digital del MINFAR. La Habana: Facultad de Comunicación. Trabajo de Diploma, 2004.
Ronda León, Rodrigo. Productos electrónicos. Principios y pautas. La Habana: Editorial Félix Varela, 2005.
Valdespino Duque, Xavier. Diseño e implementación de la Biblioteca Digital Zoe y Pablo de la Torriente Brau. Primera versión. La Habana: Facultad de Comunicación. Trabajo de Diploma, 2004.

Por Maribel Hidalgo

Indización de citación

2009-01-27T09:13:00.000-08:00

La información como recurso en la actual sociedad es un aspecto esencial en el cumplimiento de las metas y objetivos de las organizaciones, en el desarrollo y perfeccionamiento de la ciencia y la técnica y en el progreso cultural de la humanidad.
El mundo informacional se encuentra desde mediados del siglo XX en profundos cambios producto de la creciente producción científica y de la introducción de las tecnologías automatizadas en el manejo de la información, por lo que encontrar herramientas que mejoren la representación y organización de los recursos de información se ha convertido en los últimos tiempos en la principal problemática para los profesionales de la información.
La indización, como elemento indispensable en el análisis intelectual del contenido de los documentos, experimentó a principios de la década del 50 de la pasada centuria problemas en la disposición de los términos adecuados en los índices por asunto, lo que obstaculizaba la búsqueda de información relevante para los investigadores y los resultados se limitaban a un área científica e ignoraban el conocimiento de otras disciplinas. Motivo por el cual en 1964 el Dr. Eugene Garfield planteaba el valor de las referencias/citas bibliográficas de los documentos para elaborar un instrumento que diera solución a la simplicidad del contenido; surgían así, las primeras listas alfabéticas de citas.
La indización por citas se fundamenta en la descripción del documento a partir de la asociación de ideas que ofrecen las referencias/citas bibliográficas, permitiendo relacionar el documento con diferentes disciplinas, y de esta forma, se ampli la recuperación de la información.
Este sistema permite que “con cada obra que se añade se rehace la indización de todas las obras mencionadas en esa nueva adición, consiguiendo asignarle materias (cada nueva referencia) que jamás habría contemplado ni el propio autor de la obra inicial (cada cita que recibe es una nueva materia).” (ROLDAN, Alvaro. La idea inicial de Garfield. [on line] Disponible en: http://www.bibliometria.com/ [consultado el 8-5-07])
La indización de citación resulta importante en ambientes académicos, donde es preciso conocer el impacto de los trabajos investigativos; y, por otro lado, evaluar la calidad de las revistas donde publicar, basándose en la frecuencia de las citas de los trabajos contenidos en ellas. Su ventaja radica en que puede ser más abierta y evidenciar el cruce de conocimientos entre distintas disciplinas, algo que con descriptores no ocurre necesariamente.
La búsqueda por referencias citadas ofrece información que no puede duplicarse usando ningún otro recurso por sí solo.

Averiguar quién cita su propia investigación y el impacto que su propio trabajo tiene en la comunidad mundial de investigación.
Descubrir la investigación fundamental de una teoría o concepto importante.
Determinar la influencia de la obra de colegas o competidores.
Seguir el progreso y la dirección de las ideas y conceptos de vanguardia.
Determinar si se ha confirmado una teoría previa y si aún sigue su validez, o si ha cambiado o mejorado.
Saber cómo se está usando cierto concepto básico.
Probar que cierta teoría o concepto es único en su género.
Explorar un tema a través del tiempo en la literatura de investigación.
Acceder a las obras más importantes de una disciplina científica. Cuanto más se cita a una obra, más importancia y más relevancia tiene dentro de ese ámbito.

Por Maribel Hidalgo