Cualquier “cúmulo de documentos” no conforma un archivo. Es precisamente el carácter de conjunto orgánico, la organización respetando el orden natural en que fueron creados y el hecho de ser el resultado de las funciones de las personas lo que lo distingue de las bibliotecas y los centros de información.
La concepción sistémica del universo consolidada en el siglo XX propició que términos como sistema, organización, totalidad e interacción fueran aplicados en el mundo de la Archivística. Resultado de ello fue la aparición del Sistema Archivístico Institucional (SAI), de relevante utilidad para la gestión documental y la organización de los diferentes archivos existentes en las instituciones.
El SAI está constituido por los diferentes archivos que existen en una organización (archivo de gestión, archivo central administrativo, archivo intermedio y archivo histórico), y es el encargado de verificar y controlar las funciones que realizan.
La definición del actual Sistema Archivístico Institucional está dada por la aplicación de varios preceptos teóricos, pero es sin dudas, la teoría del Ciclo de Vida de los documentos la que le confiere su carácter dinámico y lineal. Dicho ciclo va a estar en correspondencia con las edades o estadios por los que transita el documento desde su nacimiento hasta que es eliminado o conservado por su valor histórico, informativo y cultural.
Según Joaquín Llansó: “La teoría del ciclo vital del documento incorpora la idea de la globalidad al método archivístico en la medida en que se concibe el fondo documental de una institución –el fondo documental- como un todo indivisible que fluye permanentemente desde las oficinas productoras hasta el archivo histórico […], es decir, fluye a través del sistema archivístico institucional pasando por las etapas activa, semiactiva e inactiva o, si se prefiere, corriente, intermedia e histórica”.
El Ciclo de Vida de los documentos de archivos establece que la información documental se asemeja a la fases por las que transita cualquier organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive o desarrolla (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de renacimiento o expurgo). Dicha teoría se complementa con los supuestos planteados por Wyffels en 1972 sobre las edades de los documentos. En primer lugar se encuentra la administrativa, la cual se corresponde con la constante tramitación y circulación de los mismos en las oficinas. La segunda es conocida como semiactiva debido a que su utilización no es frecuente, pero al complementarse con otros documentos va adquiriendo valor informativo. Por último, los documentos se hallan en la etapa histórica, donde son conservados permanentemente y su consulta está dada por su valor cultural para la investigación.
Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente puede afirmarse que existe una concordancia entre ambas teorías y la enunciación del SAI, puesto que mediante los diferentes archivos los documentos son organizados desde el momento en que son generados, luego tramitados y enriquecidos a través de su uso, y hasta finalmente ser eliminados o conservados de forma definitiva.
Los archivos se pueden dividir en cuatro grandes períodos, cada uno de los cuales corresponde a una edad: los archivos de gestión o de oficinas, con documentos de plena vigencia legal, jurídica, administrativa; los archivos centrales, con documentos que van perdiendo el primigenio valor que los creó, los archivos intermedios, puente para determinar la eliminaron o conservación de los documentos; y los archivos históricos, con documentos testimonios de un pasado activo.
Como ya se ha ido mencionando en el primer escalón del SAI se halla el Archivo de Gestión, también conocido como Archivo Corriente o Archivo de Oficina. Es aquel que se genera en las propias oficinas de la administración y donde los documentos permanecen de 0-5 años. Se corresponde con la primera edad de los documentos.
Seguidamente se encuentra el Archivo Central Administrativo o Archivo de Depósito, por ser el lugar donde se reúne toda la documentación proveniente de los archivos de oficina cuando ha culminado la tramitación de los documentos y cuando la consulta es esporádica. Constituye el eje fundamental del SAI porque organiza las series documentales dispersas en las oficinas productoras. Los documentos deben permanecer de 5 a 15-20 años. De esta forma se identifica con el segundo estadio del Ciclo de Vida de los documentos.
Una vez finalizada el tratamiento de documentos en el archivo anterior, estos son transferidos al Archivo Intermedio. Surgieron como consecuencia de la aplicación del enfoque del records management con el objetivo de impedir la acumulación de documentos innecesarios en el Archivo Histórico. La actividad más importante de este tipo de archivo es la valoración del documento para determinar si este debe ser eliminado o conservado permanentemente. Al igual que el Archivo Central se ubica en la fase de mantenimiento y uso del Ciclo de Vida de los documentos, y por ende, en la segunda edad.
Una vez concluido el valor administrativo de los documentos de archivo estos pueden ser eliminados o conservados como testimonio y fuente de información para la historia. Culmina así el Ciclo de Vida de los documentos y concierne al Archivo Histórico representar el último estadio de los documentos. Sin embargo, no por encontrase en la última fase el documento de archivo tiene menos importancia, su condición de documento histórico le confiere un valor mucho mayor que el que poseía en los archivos precedentes. Este archivo más que reunir y organizar el patrimonio documental de la sociedad tiene la misión de ofrecer información a investigadores, científicos y por ende, transmitir educación y cultura a la comunidad.
El creciente cúmulo de información existente en las instituciones requiere del diseño de eficientes y dinámicos SAI, que eliminen la desorganización y la eliminación sin valoración de la documentación producida para cada una de las tareas y actividades que se realizan. Pero solo la correcta comprensión y aprehensión de su fundamento teórico puede conllevar al éxito.
Bibliografía Consultada
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Por Maribel Hidalgo
